Jedną z form prawnych, którą mogą wykorzystywać przedsiębiorcy zagraniczni decydujący się na prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce jest założenie oddziału. Ta konstrukcja została opisana w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 470, dalej jako „Ustawa”).
Jak wynika jednak z danych Głównego Urzędu Statystycznego tworzenie oddziałów nie cieszy się zbyt dużą popularnością. Próg zaledwie 400 oddziałów został przekroczony w 2019 r., kiedy to liczba podmiotów działających w tej formie wzrosła z 398 do 459[1]. Zgodnie z ostatnią analizą GUS za 2022 r. dane te, z niewielkimi wahaniami, utrzymują się w zasadzie na tym samym poziomie.[2]
Jest to zaskakujące jedynie o tyle, że w porównaniu chociażby do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, założenie oddziału jest znacznie tańsze. Nie wymaga ono bowiem wniesienia kapitału zakładowego, co pozwala ograniczyć koszty do opłaty sądowej za wpis do rejestru (500 zł) oraz ogłoszenia wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Nie przekłada się to jednak na zakres obowiązków związanych z prowadzeniem takiego oddziału, a same ramy prawne funkcjonowania takich podmiotów są bardzo specyficzne, o czym będzie mowa poniżej.
Charakterystyka oddziału przedsiębiorcy zagranicznego
Przede wszystkim oddział przedsiębiorcy zagranicznego nie stanowi odrębnego od tego przedsiębiorcy podmiotu, tylko jest w pełni od niego zależny. Owszem, jest on wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie częścią działalności gospodarczej wykonywanej przez przedsiębiorcę poza jego główną siedzibą, ale nie ma on odrębnej podmiotowości w sferze prawa materialnego (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 listopada 2016 r., III CSK 400/15, LEX).
Przejawia się to więc w braku zdolności prawnej oraz procesowej oddziału, gdyż wszystkie prawa, zobowiązania oraz ewentualna legitymacja procesowa przysługują bezpośrednio zagranicznemu przedsiębiorcy. Ma to również odzwierciedlenie w ustawowym wymogu oznaczenia takiego podmiotu oryginalną nazwą (spółki macierzystej) wraz z przetłumaczoną na język polski formą prawną przedsiębiorcy wraz z dodaniem wyrazów „oddział w Polsce” (art. 19 pkt 1 Ustawy). Sama zaś działalność gospodarcza może być prowadzona wyłącznie w takim zakresie, w jakim spółka macierzysta prowadzi działalność za granicą (art. 15 Ustawy).
W kwestiach finansowych, jak już była o tym mowa na wstępie, oddziały nie posiadają odrębnego od spółki macierzystej majątku. Przekłada się to na wspomniane niskie koszty założenia oddziału, gdyż nie ma konieczności wnoszenia kapitału zakładowego dla tego typu „formy prawnej”. Oszczędności znajdziemy również w kwestii braku wymogu udziału notariusza w procedurze założenia oddziału.
Przedsiębiorcy tworzący oddziały muszą jednak prowadzić dla nich rachunkowość w języku polskim zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi rachunkowości (art. 19 pkt 2 Ustawy) oraz zgłaszać ewentualne zmiany stanu faktycznego i prawnego swojego działania (art. 19 ust. 3 Ustawy), o których mowa w Ustawie. Generalnie więc brak samodzielności oddziału w stosunku do spółki macierzystej nie przekłada się na zmniejszenie zakresu obowiązków, które są nałożone na tę formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej.
Zasady reprezentacji oddziału przedsiębiorcy zagranicznego
Co istotne, oddział nie posiada odrębnych organów, tylko jest w pełni zespolony z zagraniczną spółką macierzystą. W związku z brakiem posiadania odrębnego zarządu, rady nadzorczej lub innych organów, oddział przedsiębiorcy zagranicznego ma obowiązek posiadania osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego (art. 16 Ustawy). Osoba ta jest również ujawniona w wydruku informacji z KRS.
Fakt ten nie zmienia jednak zasad reprezentacji w Polsce danej spółki zagranicznej, ani nie przyznaje szerszych kompetencji reprezentantowi przedsiębiorcy, który działa w oddziale. Zasady te są zatem identyczne jak dla macierzystej spółki, a więc również w oddziale może być konieczne reprezentowanie go przez łączną reprezentację dwóch członków zarządu zgodnie z wpisem w KRS. Może to więc prowadzić – i najczęściej prowadzi – do sytuacji, w której uprawnionymi osobami do podjęcia działań będą osoby nieprzebywające na stałe w Polsce.
To właśnie z tego powodu konieczne jest ustanowienie reprezentanta dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce. Brak osoby odpowiedzialnej „na miejscu” za działalność podmiotu w oczywisty sposób utrudniałoby bowiem funkcjonowanie podmiotu.
Warto przy tym podkreślić, że reprezentant nie jest prokurentem. Są to odrębne od siebie sposoby umocowania do działania w imieniu osoby prawnej, które są ujawniane w innych miejscach w rejestrze przedsiębiorców. Nie wyklucza to jednak możliwości ustanowienia prokurenta w oddziale, o czym wprost stanowi art. 1095 k.c. Przesądza to jednak o braku charakteru funkcji przedstawiciela oddziału, którą można by zrównać z zakresem działania prokurenta.
Każdorazowo więc to pełnomocnictwo będzie miało decydujące znaczenie przy określeniu zakresu działania reprezentanta oddziału. KRS nie daje jednakże możliwości ujawnienia zakresu pełnomocnictwa w systemie, co przekłada się na wiele praktycznych problemów w funkcjonowaniu takich podmiotów.
Zakres upoważnienia reprezentanta oddziału
Jedynym sposobem na ustalenie zakresu upoważnienia reprezentanta oddziału jest analiza udzielonego na jego rzecz pełnomocnictwa lub uchwały powołującej go na to stanowisko. Nie ma bowiem żadnych przepisów, które odnosiłyby się do tego zagadnienia w jakikolwiek sposób lub określały ustawowe ramy działania takiego reprezentanta.
Na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, uchylonej w 2019 r., która regulowała zasady tworzenia i działania oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych ten problem również był dostrzegany. Przejawiało się to chociażby w próbie znalezienia odpowiedzi na pytanie, czy osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy może występować w jego imieniu przed sądem lub udzielać pełnomocnictw w tym zakresie (zob. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 26 lutego 2014 r., III CZP 103/13, LEX).
Pociągnęło to za sobą dalsze pytania o prawne ramy działania takiej osoby oraz o podstawę prawną dla podejmowanych przez niego działań. Wiadomo bowiem, że nie jest prawnie dopuszczalne udzielenie pełnomocnictwa o nieograniczonym zakresie umocowania, a pełnomocnictwem dającym najszersze możliwości działania w imieniu przedsiębiorcy jest prokura (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 października 2013 r., I CSK 769/12, OSNC-ZD 2014, nr 4, poz. 70). Stąd też pojawiały się głosy opowiadające się za koniecznością stosowania przepisów dotyczących prokury w stosunku do działania przedstawicieli oddziałów.
Propozycje te nie znalazły jednak szerokiego poparcia, chociaż faktycznie judykatura zauważała, że umocowanie oparte o ówczesny art. 87 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej jest „specyficznym pełnomocnictwem, niebędącym prokurą, lecz o cechach zbliżonych do prokury oddziałowej” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 listopada 2016 r., III CSK 400/15).
Występowały jednocześnie obok tego poglądy w stanowczy sposób przesądzające, że to umocowanie mimo charakteru zbliżonego do prokury jest jedynie pełnomocnictwem (tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 10 września 2010 r., III SA/Wa 127/10, LEX). Poglądy te, ze względu na tożsamą treść uchylonego art. 87 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz obecnie obowiązującego art. 16 Ustawy, pozostają aktualne do dzisiaj.
Najprostszym rozwiązaniem wskazanych problemów będzie więc prawidłowe umocowanie osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego. Należy mieć również na uwadze to, że umocowana osoba będzie dokonywała czynności w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego. Tym samym podejmowane przez nią działania (oczywiście w granicach umocowania) będą pociągały za sobą bezpośrednie skutki dla przedsiębiorcy zagranicznego.
Zgodnie z art. 98 k.c. pełnomocnictwo co do zasady obejmuje umocowanie jedynie czynności zwykłego zarządu. Wszelkie sprawy, które miałyby przekraczać te ramy wymagają określenia tego w treści pełnomocnictwa.
W przypadku więcej niż jednego reprezentanta, uchwała oraz pełnomocnictwo powinny również określać czy w przypadku podejmowania czynności muszą oni działać razem czy mogą podejmować decyzje samodzielnie.
Braki w powyższym zakresie mogą doprowadzić do trudności w zawieraniu umów, które łączą się czynnościami przekraczającymi zwykły zarząd, bądź też z zaciągnięciem znacznego zobowiązania, jak chociażby umowa najmu lokalu, mającego być siedzibą oddziału. Praktyka w tym zakresie pokazuje bowiem, że coraz częściej wymagane jest zawarcie dodatkowych aktów notarialnych związanych z dobrowolnym poddaniem się egzekucji w zakresie wydania lokalu bądź zapłaty określonej sumy zabezpieczenia.
W takich sytuacjach pełnomocnictwo powinno być również udzielone w formie aktu notarialnego (art. 99 § 1 k.c.). Oczywiście uchwała lub pełnomocnictwo mogą zawierać informację, że reprezentant jest upoważniony do tego aby występować w imieniu spółki przed notariuszem, jednakże może to wzbudzać (uzasadnione) wątpliwości.
Co więcej, zmiana lub udzielenie pełnomocnictwa o zmienionej treści, w zależności od stopnia rozbudowania struktury korporacyjnej spółki macierzystej oddziału, może być czasochłonne lub obwarowane dodatkowymi wymogami opisanymi w umowie spółki. Lepiej więc zawczasu udzielić prawidłowego i pełnego pełnomocnictwa reprezentantowi oddziału, niż narażać się na niespodziewane sparaliżowanie jego działań.
Podsumowanie
Funkcjonowanie osób prawnych w obrocie gospodarczym z założenia nie jest łatwe. Istnieje bowiem wiele przeszkód i pułapek, na które należy uważać, bez względu na to w jakiej formie przedsiębiorcy prowadzą działalność. Nie warto więc dodatkowo utrudniać sobie tego zadania poprzez wybór niewłaściwej z nich.
Każdorazowo więc należy rozważyć wszystkie argumenty i określić cel w jakim powołujemy dany podmiot do życia. Jest to szczególnie widoczne dla wyboru prowadzenia działalności w formie oddziału i wówczas w jeszcze bardziej precyzyjny i przemyślany sposób umocować reprezentanta do działania w jego imieniu.
Autor:
aplikant adwokacki
[1] Analiza statystyczna „Działalność przedsiębiorstw posiadających jednostki zagraniczne w 2019 r.”, Głównego Urzędu Statystycznego z 2021 r.
[2] Analiza statystyczna „Działalność przedsiębiorstw posiadających jednostki zagraniczne w 2019 r.”, Głównego Urzędu Statystycznego z 2024 r.
